Zbliżają się istotne zmiany w zarządzaniu fakturami i dokumentacją księgową w Polsce. Od stycznia 2024 roku, większość przedsiębiorców zobowiązana będzie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza znaczącą transformację w prowadzeniu działalności gospodarczej. System KSeF pozwala na elektroniczne wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur, co ułatwia procesy księgowe i pomaga w walce z oszustwami podatkowymi. Już dziś można się zarejestrować i korzystać z systemu? Czego musi się spodziewać przedsiębiorca?
Dla kogo KSeF?
Od 1 lipca 2024, większość firm rozliczających się z VAT będzie musiała korzystać z KSeF. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT będą mieli więcej czasu na adaptację, gdyż dla nich system stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2025.
Wyłączenia z z KSeF
Od 1 lipca 2024 roku, z obowiązku korzystania z KSeF będą zwolnieni podatnicy zagraniczni, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani miejsca stałej działalności. System będzie dotyczył wyłącznie podmiotów zarejestrowanych lub prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.
Różnice między e-fakturą z KSeF a fakturą elektroniczną
E-faktura w systemie KSeF jest uważana za wystawioną w momencie jej przekazania do systemu, co oznacza, że data wystawienia faktury przez sprzedawcę jest jednocześnie datą jej otrzymania przez nabywcę. Jest to duża zmiana, w porównaniu ze stanem obecny. Aktualnie bowiem termin otrzymania faktury elektronicznej równy jest dacie jej wpływu na skrzynkę e-mail odbiorcy.
Korygowanie faktur z KSeF
W przypadku, gdy faktura zostanie wystawiona z błędem, konieczna jest jej korekta za pośrednictwem systemu KSeF. Aby to zrobić, należy użyć faktury korygującej w KSeF. KSeF pozwala na redukcję ilości wymaganej dokumentacji przy dokonywaniu korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania (korekta in minus). Zgodnie z propozycją nowych przepisów, w przypadku transakcji przeprowadzanych za pośrednictwem KSeF, wystarczy, że wystawca faktury korygującej dokona zmniejszenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona oryginalna faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że proces korygowania faktur staje się prostszy i wymaga mniej formalności.
Kary za faktury poza KSeF
Wraz z końcem przepisów przejściowych tj. od 1 stycznia 2025 roku, za wystawienie faktur poza systemem KSeF będą nakładane kary do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Podatnicy mają zatem rok na adaptację do nowego obowiązku. W tym czasie nie zapłacą kary za faktury, które nie zostaną uwzględnione w systemie KSeF.
Czy potrzebny będzie księgowy?
Podatnicy, którzy są samodzielnie realizować obowiązki względem systemu KSeF mogą sami prowadzić ewidencje w systemie. Już dziś bez trudu znaleźć można w sieci szereg poradników i kursów, jak i ofertę szkoleń z systemu KSeF. Czy to znaczy, że księgowy nie będzie już potrzebny? Nie tak prędko. Mimo cyfryzacji procesu fakturowania przez KSeF, nadal istnieje potrzeba korzystania z usług księgowych i doradców podatkowych. KSeF nie zwalnia bowiem z prowadzenia ewidencji, ksiąg oraz nie eliminuje potrzeby wsparcia w przypadku kontroli podatkowych. W tego rodzaju sytuacjach z całą pewnością nieoceniony będzie księgowy lub doradca podatkowy znający sytuację przedsiębiorstwa.
